1. Zamawiający:

Powiat Świecki z siedzibą przy:

ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie

zaprasza do złożenia oferty na:

Dostawa urządzenia wielofunkcyjnego Konica Minolta C450i

2. Tryb udzielenia zamówienia oraz informacje dodatkowe:

1. Tryb udzielenia zamówienia: na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021r. poz. 1129 ze zm.) nie stosuje się przepisów ustawy prawo zamówień publicznych.

2. Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych.

3. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi wykonawca.

4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odwołania zapytania ofertowego i nieudzielenia zamówienia.

5. Zamawiający wskazuje do kontaktu: e-mail: Wojciech.s@csw.pl, tel. 52 56 83 163

3. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiot zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa urządzenia wielofunkcyjnego:

a) 1 sztuka Konica Minolta Bizhub C450i wraz z modułami: podajnik dokumentów DF-417, stolik roboczy WT-506, podstawa DK-516x, zszywacz zewnętrzny EH-C591 lub FS-P04;

Szczegółowa specyfikacja urządzenia w załączeniu.

2. Urządzenie muszą być nowe, nieodnawiane, nierefabrykowane.

3. Urządzenie muszą pochodzić z legalnej dystrybucji producenta.

4. Urządzenie muszą posiadać interfejs panelu dotykowego oraz panelu zarządzania WWW w języku polskim.

5. Urządzenie muszą zostać dostarczone wraz ze wszystkimi materiałami eksploatacyjnymi koniecznymi do poprawnej pracy urządzenia (tonery, bębny itp.)

6. Przedmiotem zamówienia jest również dostawa i instalacja urządzenia w siedzibie zamawiającego.

7. Wykonawca musi udzielić co najmniej 36 miesięcy gwarancji na urządzenia.

4. Warunki udziału w postępowaniu oraz warunki wykluczenia/odrzucenia oferty

1) Warunki udziału w postępowaniu

a) W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu: posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności.

b) Posiadają doświadczenie w zakresie dostawy urządzeń wielofunkcyjnych o wartości co najmniej 30 tys. dla jednostek samorządu terytorialnego.

Ocena spełnienia warunków wymienionych dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia/nie spełnia” na podstawie załączonych do ofert dokumentów.

2) Zamawiający odrzuci ofertę:

· złożoną po terminie,

· złożoną przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału
w postępowaniu,

· niezgodną z treścią zapytania ofertowego,

· zawierającą błędy niebędące oczywistymi omyłkami pisarskimi lub rachunkowymi.

Do oceny zostaną dopuszczone oferty niepodlegające odrzuceniu.

5. Dokumenty wymagane od Wykonawcy w celu złożenia oferty:

1) formularz cenowy – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego;

2) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji
o Działalności Gospodarczej, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem oferty, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, lub wskazania miejsca, z którego zamawiający może je pobrać;

(Wymagana forma dokumentu – oryginał lub kserokopia poświadczona za zgodność
z oryginałem przez Wykonawcę)

3) referencje, poświadczenia: dostawy urządzeń wielofunkcyjnych o wartości co najmniej 30 tys. dla jednostek samorządu terytorialnego

(Wymagana forma dokumentu – oryginał lub kserokopia poświadczona za zgodność
z oryginałem przez Wykonawcę)

4) pełnomocnictwo osoby/osób podpisujących ofertę do podejmowania zobowiązań w imieniu firmy składającej ofertę, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów (np. aktualny odpis z właściwego rejestru) – jeżeli dotyczy

(Wymagana forma dokumentu – oryginał lub kopia poświadczona notarialnie)

6. Sposób przygotowania oferty:

1) Oferta powinna być:

a) sporządzona na podstawie załączników niniejszego zapytania w języku polskim,

b) złożona przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tzn. za pośrednictwem platformy https://csw.logintrade.net/,

c) podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione.

2) Podpisy kwalifikowane wykorzystywane przez wykonawców do podpisywania wszelkich plików muszą spełniać zapisy “Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS) (UE) nr 910/2014 - od 1 lipca 2016 roku”.

3) Wykonawca, za pośrednictwem https://csw.logintrade.net/ może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Sposób dokonywania zmiany lub wycofania oferty zamieszczono w instrukcji zamieszczonej na stronie internetowej pod adresem: https://csw.logintrade.net/public/instrukcje/instrukcja_podstawowy_bez_negocjacji_20210105.pdf

4) Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej propozycje wariantowe spowoduje podlegać będzie odrzuceniu.

5) Ceny oferty muszą zawierać wszystkie koszty, jakie musi ponieść wykonawca, aby zrealizować zamówienie z najwyższą starannością oraz ewentualne rabaty.

6) Dokumenty i oświadczenia składane przez wykonawcę powinny być w języku polskim, chyba że w zapytaniu ofertowym dopuszczono inaczej. W przypadku załączenia dokumentów sporządzonych w innym języku niż dopuszczony, wykonawca zobowiązany jest załączyć tłumaczenie na język polski.

7) Opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dane kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest jednoznaczne z podpisaniem oryginału dokumentu, z wyjątkiem kopii poświadczonych odpowiednio przez innego wykonawcę ubiegającego się wspólnie z nim o udzielenie zamówienia, przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, albo przez podwykonawcę.

8) Na ofertę składają się wszystkie dokumenty wymienione w ustępie 5 niniejszego zapytania ofertowego.

9) W przypadku złożenia oferty przez Wykonawcę bez wymaganych dokumentów Zamawiający odrzuca ofertę Wykonawcy bez możliwości uzupełnienia oferty.

10) Złożenie oferty wymaga od wykonawcy podjęcia kroków opisanych w instrukcji pod adresem: https://csw.logintrade.net/public/instrukcje/instrukcja_podstawowy_bez_negocjacji_20210105.pdf, na stronie dotyczącej odpowiedniego postępowania.

11) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

12) Zamawiającemu przysługuje prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Wykonawcy z tego tytułu nie będą przysługiwać jakiekolwiek roszczenia w tym finansowe od Zamawiającego.

7. Termin złożenia oferty:

Termin złożenia oferty: do 24 września 2021 roku do godziny 10:00przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tzn. za pośrednictwem platformy https://csw.logintrade.net/.

Oferty złożone po terminie zostaną odrzucone.

8. Termin wykonania zamówienia:

Zamówienie powinno zostać zrealizowane od dnia podpisania umowy do 20 grudnia 2021 roku.

9. Kryterium oceny ofert:

Najniższa cena brutto.

Sposób wyliczenia: cena brutto najtańszej oferty/cenę brutto badanej oferty*100

10. Warunki płatności

1) Zamawiający umożliwia przyjęcie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wystawianej w ramach realizacji zamówienia publicznego poprzez Platformę PEF: https://efaktura.gov.pl/ pod adresem PEF 559-16-98-086.

2) Płatność za fakturę VAT będzie dokonana przelewem na rachunek Wykonawcy wskazany
w fakturze w terminie 14 dni licząc od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.

3) Rozliczenie płatności nastąpi za pośrednictwem mechanizmu podzielonej płatności. Wskazany na fakturze numer rachunku bankowego będzie numerem właściwym dla dokonania rozliczeń na zasadach podzielonej płatności zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021r., poz. 685).

11. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO o przetwarzaniu danych osobowych w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy, że:

1. Administrator danych:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Starostwie Powiatowym w Świeciu jest Starosta Świecki. Dane adresowe: ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie. Telefon: 52 56 83 100. Adres e-mail: sekretariat@csw.pl

2. Inspektor Ochrony Danych:

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych może Pani/Pan kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych drogą elektroniczną: daneosobowe@csw.pl; pisemnie: na adres siedziby Administratora danych.

3. Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy), w celu udzielenia zamówienia publicznego na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Świeciu stanowiącym załącznik do Zarządzenia nr 1/21 Starosty Świeckiego z dnia 4 stycznia 2021 roku. Podstawą prawną powyższych działań jest zgoda Wykonawcy wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postepowaniu.

4. Odbiorcy danych osobowych:

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

1) wszystkie zainteresowane podmioty i osoby, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne.

2) na potrzeby kontroli przebiegu zamówienia publicznego, w szczególności: Urząd Zamówień Publicznych, Komisja Rewizyjna, Urząd Kontroli Skarbowej, Regionalna Izba Obrachunkowa, Urząd Skarbowy, ZUS, UOKIK, NIK, Urząd Marszałkowski, Urząd Wojewódzki i inne działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;

3) inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają dane osobowe.

5. Okres przechowywania danych osobowych:

Dane osobowe będą przechowywane przez okres 10 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku realizacji zamówienia poprzez zlecenie czas przechowywania dokumentacji wynosi 5 lat.

6. Prawa osób, których dane dotyczą:

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

posiada Pani/Pan:

1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;

3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;

4) na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych;

nie przysługuje Pani/Panu:

1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

2) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

7. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Może Pani/Pan wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli sądzi Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Informacja o wymogu dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach niepodania danych osobowych:

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe. W przypadku niepodania przez Panią/Pana danych osobowych wymaganych przepisami prawa, niemożliwe będzie zrealizowanie zadania, co może skutkować nieudzieleniem zamówienia.

9. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu podjęcia jakiejkolwiek decyzji i nie będą profilowane.

______________________

^*Wyjaśnienie:skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

^**Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.