1. Zamawiający:

Powiat Świecki z siedzibą przy:

ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie

zaprasza do złożenia oferty na:

Dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek oraz materiałów biurowych i papieru do drukarek i kserokopiarek

Starostwa Powiatowego w Świeciu

2. Tryb udzielenia zamówienia oraz informacje dodatkowe:

1. Tryb udzielenia zamówienia: na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych (Zarządzenie nr 1/21 Starosty Świeckiego z dnia 4 stycznia 2021 r) w związku z nie stosowaniem ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129) wynikającym z art. 2 ust. 1 pkt 1 tej ustawy.

2. Zamawiający realizuje zamówienie w dwóch częściach: Część I Dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek; Część II Dostawa materiałów biurowych
i papieru do drukarek i kserokopiarek Starostwa Powiatowego w Świeciu.

3. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi wykonawca.

4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odwołania zapytania ofertowego i nieudzielenia zamówienia.

5. Zamawiający wskazuje do kontaktu: e-mail: lucyna.g@csw.pl, tel. 52 56 83 161

3. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiot zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia dla Części I zamówienia jest dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek, oryginalnych i fabrycznie nowych. Szczegółowe wskazanie przedmiotu zamówienia zawiera zestawienie stanowiące załącznik
nr 1 do projektu umowy na dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek.

1) Zamawiający wymaga aby dostarczone materiały były:

a. oryginalne – Zamawiający pod tym terminem rozumie materiały eksploatacyjne wyprodukowane przez producentów sprzętu, w których mają być stosowane, nie będące naśladownictwem lub przeróbką.

b. fabrycznie nowe – pod tym terminem rozumie materiały eksploatacyjne bez śladów korzystania i uszkodzeń, pełnowartościowe, nieregenerowane, nierefabrykowane
z minimum rocznym terminem ważności licząc od daty dostawy i do których produkcji zostały wykorzystane wyłącznie elementy nowe.

2) Dostawa przedmiotu zamówienia będzie następować sukcesywnie w ciągu 3 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia. Dostawa obejmuje dostarczenie przedmiotu zamówienia
do siedzib Zamawiającego przy ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie i przy ul. Wojska Polskiego 173, 86-100 Świecie i wniesienie do pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego. Dostawa przedmiotu umowy odbywać się będzie na koszt i ryzyko Wykonawcy, zapewnionym przez niego środkiem transportu.

3) Wykonawca w załączniku nr 1 do projektu umowy podaje ceny jednostkowe za materiały wskazane w zestawieniu. Ceny jednostkowe pozostają niezmienne przez cały okres obowiązywania umowy. Podane w formularzu przewidywane ilości materiałów eksploatacyjnych, przez okres obowiązywania umowy, są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i liczbowych w trakcie realizacji umowy.

4) Wartość poszczególnych faktur stanowić będzie iloczyn ceny jednostkowej materiałów eksploatacyjnych wskazanych w załączniku nr 1 do projektu umowy i ich ilości zamówionej przez Zamawiającego.

5) Ilość zamawianych materiałów będzie podawana każdorazowo na zleceniu i przesłana
do Wykonawcy e-mailem.

2. Przedmiotem zamówienia dla Części II zamówienia jest materiałów biurowych oraz papieru do drukarek i kserokopiarek. Szczegółowe wskazanie przedmiotu zamówienia zawiera zestawienie stanowiące załącznik nr 1 do projektu umowy na dostawę materiałów biurowych oraz papieru.

1) Zamawiający wymaga aby dostarczone materiały były:

a. fabrycznie nowe – pod tym terminem rozumie materiały biurowe bez śladów
i uszkodzeń, pełnowartościowe.

W przypadku teczek i skoroszytów papierowych wymagany jest certyfikat producenta teczek i skoroszytów bezkwasowych zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).

b. W przypadku papieru do drukarek i kserokopiarek wymagany jest aktualny certyfikat ISO 9001, ISO 14000 dotyczący specyfikacji na papier do drukarek i kserokopiarek.

2) Dostawa przedmiotu zamówienia będzie następować sukcesywnie w ciągu 3 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia. Dostawa obejmuje dostarczenie przedmiotu zamówienia
do siedzib Zamawiającego przy ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie i przy ul. Wojska Polskiego 173, 86-100 Świecie oraz wniesienie do pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego. Dostawa przedmiotu umowy odbywać się będzie na koszt i ryzyko Wykonawcy, zapewnionym przez niego środkiem transportu.

3) Wykonawca w załączniku nr 1 do projektu umowy na materiały biurowe oraz papier do drukarek i kserokopiarek podaje ceny jednostkowe za materiały wskazane w zestawieniu. Ceny jednostkowe pozostają niezmienne przez cały okres obowiązywania umowy. Podane w formularzu przewidywane ilości materiałów biurowych oraz papieru do drukarek
i kserokopiarek, przez okres obowiązywania umowy, są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i liczbowych w trakcie realizacji umowy.

4) Wartość poszczególnych faktur stanowić będzie iloczyn ceny jednostkowej materiałów biurowych i papieru do drukarek i kserokopiarek wskazanych w umowie i ich ilości zamówionej przez Zamawiającego.

5) Ilość zamawianych materiałów będzie podawana każdorazowo na zleceniu i przesłana
do Wykonawcy e-mailem.

4. Warunki udziału w postępowaniu oraz warunki wykluczenia/odrzucenia oferty

1) Warunki udziału w postępowaniu

a. W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału
w postępowaniu: posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności.

Ocena spełnienia warunków wymienionych dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia/nie spełnia” na podstawie załączonych do ofert dokumentów.

2) Zamawiający odrzuci ofertę:

· złożoną po terminie,

· złożoną przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału
w postępowaniu,

· niezgodną z treścią zapytania ofertowego,

· zawierającą błędy niebędące oczywistymi omyłkami pisarskimi
lub rachunkowymi.

Do oceny zostaną dopuszczone oferty niepodlegające odrzuceniu.

5. Dokumenty wymagane od Wykonawcy w celu złożenia oferty:

1) Wymagane dokumenty w części I:

a. wypełnione zestawienie materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek – załącznik nr 1 do projektu umowy na materiały eksploatacyjne.

2) Wymagane dokumenty w części II:

a. wypełnione zestawienie materiałów biurowych oraz papieru do drukarek
i kserokopiarek – załącznik nr 1 do projektu umowy na materiały biurowe i papier;

b. aktualny certyfikat ISO 9001, ISO 14000 dotyczący specyfikacji na papier do drukarek i kserokopiarek;

c. certyfikat producenta teczek i skoroszytów bezkwasowych zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. (Dz. U.
z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).

3) Wspólne dla obu części:

a. Formularz ofertowy – załącznik nr 1 do zapytania

b. odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji
i Informacji o Działalności Gospodarczej, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem oferty, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, lub wskazania miejsca, z którego zamawiający może je pobrać;

(Wymagana forma dokumentu – oryginał lub kserokopia poświadczona za zgodność
z oryginałem przez Wykonawcę)

c. pełnomocnictwo osoby/osób podpisujących ofertę do podejmowania zobowiązań
w imieniu firmy składającej ofertę, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów (np. aktualny odpis z właściwego rejestru) – jeżeli dotyczy

(Wymagana forma dokumentu – oryginał lub kopia poświadczona notarialnie)

6. Sposób przygotowania oferty:

1) Oferta powinna być:

a. sporządzona na podstawie załączników do niniejszego zapytania w języku polskim,
w przypadku załączenia dokumentów sporządzonych w innym języku niż dopuszczony, wykonawca zobowiązany jest załączyć tłumaczenie na język polski.

b. złożona przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tzn. za pośrednictwem platformy https://csw.logintrade.net/,

c. podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym
lub podpisem osobistym przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione.

2) Na ofertę składają się wszystkie dokumenty wymienione w ustępie 5 niniejszego zapytania ofertowego: dla każdej z części odrębnie w punktach 1 i 2 oraz dla obu części wspólne wymienione w punkcie 3.

3) W przypadku złożenia oferty przez Wykonawcę bez wymaganych dokumentów Zamawiający odrzuca ofertę Wykonawcy bez możliwości uzupełnienia oferty.

4) Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę na daną część. Złożenie większej liczby ofert dla jednej części lub oferty/ofert zawierających propozycje wariantowe będzie powodowało odrzucenie oferty.

5) Ceny oferty muszą zawierać wszystkie koszty, jakie musi ponieść wykonawca, aby zrealizować zamówienie z najwyższą starannością oraz ewentualne rabaty.

6) Wykonawca, za pośrednictwem https://csw.logintrade.net/ może przed upływem terminu
do składania ofert aktualizować ofertę. Sposób dokonywania aktualizacji oferty zamieszczono w instrukcji zamieszczonej na stronie internetowej pod adresem: https://csw.logintrade.net/public/instrukcje/instrukcja_regulaminowe_20210211.pdf

7) Opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym jest jednoznaczne z podpisaniem oryginału dokumentu, z wyjątkiem kopii poświadczonych odpowiednio przez innego wykonawcę.

8) Złożenie oferty wymaga od wykonawcy podjęcia kroków opisanych w instrukcji pod adresem: https://csw.logintrade.net/public/instrukcje/instrukcja_regulaminowe_20210211.pdf, na stronie dotyczącej odpowiedniego postępowania.

9) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

10) Zamawiającemu przysługuje prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Wykonawcy z tego tytułu nie będą przysługiwać jakiekolwiek roszczenia w tym finansowe
od Zamawiającego.

7. Termin złożenia oferty:

Termin złożenia oferty: do 15 listopada 2021 roku do godziny 10:00przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tzn. za pośrednictwem platformy https://csw.logintrade.net/.

Oferty złożone po terminie zostaną odrzucone.

8. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz
z upływem terminu składania ofert.

9. Kryterium oceny ofert:

1) Kryteria oceny ofert w części I:

Kryterium oceny ofert: najniższa cena brutto za realizację całego zamówienia.

Sposób wyliczenia: cena brutto najtańszej oferty/cenę brutto badanej oferty*100

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaproponuje najniższą cenę brutto na przedmiot zamówienia.

Cena oferowana powinna zawierać wszelkie koszty, jakie poniesie wykonawca z tytułu należytego, zgodnego z obowiązującymi przepisami wykonania zamówienia.

2) Kryteria oceny ofert w części II:

Kryterium oceny ofert: najniższa cena brutto za realizację całego zamówienia.

Sposób wyliczenia: cena brutto najtańszej oferty/cenę brutto badanej oferty*100

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaproponuje najniższą cenę brutto na przedmiot zamówienia.

Cena oferowana powinna zawierać wszelkie koszty, jakie poniesie wykonawca z tytułu należytego, zgodnego z obowiązującymi przepisami wykonania zamówienia.

10. Warunki płatności wspólne dla obu części

1) Wykonawca po każdej dostawie będzie wystawiał fakturę. Wartość poszczególnych faktur stanowić będzie iloczyn ceny jednostkowej materiałów wskazanych w umowie i ich ilości zamówionej przez Zamawiającego.

2) Zamawiający umożliwia przyjęcie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wystawianej w ramach realizacji zamówienia publicznego poprzez Platformę PEF: https://efaktura.gov.pl/ pod adresem PEF 559-16-98-086.

3) Płatność za fakturę VAT będzie dokonana przelewem na rachunek Wykonawcy wskazany
w fakturze w terminie 14 dni licząc od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.

4) Rozliczenie płatności nastąpi za pośrednictwem mechanizmu podzielonej płatności. Wskazany na fakturze numer rachunku bankowego będzie numerem właściwym dla dokonania rozliczeń na zasadach podzielonej płatności zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021r., poz. 685).

11. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO o przetwarzaniu danych osobowych w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy, że:

1. Administrator danych:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Starostwie Powiatowym w Świeciu jest Starosta Świecki. Dane adresowe: ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie. Telefon: 52 56 83 100. Adres e-mail: sekretariat@csw.pl

2. Inspektor Ochrony Danych:

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych może Pani/Pan kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych drogą elektroniczną: daneosobowe@csw.pl; pisemnie: na adres siedziby Administratora danych.

3. Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. bRODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy), w celu udzielenia zamówienia publicznego na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Świeciu stanowiącym załącznik do Zarządzenia nr 1/21 Starosty Świeckiego z dnia 4 stycznia 2021 roku. Podstawą prawną powyższych działań jest zgoda Wykonawcy wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postepowaniu.

4. Odbiorcy danych osobowych:

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

1) wszystkie zainteresowane podmioty i osoby, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne.

2) na potrzeby kontroli przebiegu zamówienia publicznego, w szczególności: Urząd Zamówień Publicznych, Komisja Rewizyjna, Urząd Kontroli Skarbowej, Regionalna Izba Obrachunkowa, Urząd Skarbowy, ZUS, UOKIK, NIK, Urząd Marszałkowski, Urząd Wojewódzki i inne działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;

3) inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają dane osobowe.

5. Okres przechowywania danych osobowych:

Dane osobowe będą przechowywane przez okres 10 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku realizacji zamówienia poprzez zlecenie czas przechowywania dokumentacji wynosi 5 lat.

6. Prawa osób, których dane dotyczą:

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

posiada Pani/Pan:

1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;

3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;

4) na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych;

nie przysługuje Pani/Panu:

1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

2) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

7. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Może Pani/Pan wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli sądzi Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Informacja o wymogu dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach niepodania danych osobowych:

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe. W przypadku niepodania przez Panią/Pana danych osobowych wymaganych przepisami prawa, niemożliwe będzie zrealizowanie zadania, co może skutkować nieudzieleniem zamówienia.

9. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu podjęcia jakiejkolwiek decyzji i nie będą profilowane.

______________________

^* Wyjaśnienie:skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianąwyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

^** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu doprzechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.